Ochrona Sygnalistów: Co Musisz Wiedzieć o Nowej Ustawie i Jak Ją Wdrożyć w Twojej Firmie
25 września 2024 roku wchodzi w życie długo oczekiwana ustawa o ochronie sygnalistów. To nowe prawo ma na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa w miejscu pracy, znanych jako sygnaliści. Dla pracodawców oznacza to wprowadzenie szeregu obowiązków, których celem jest stworzenie bezpiecznego środowiska do zgłaszania nieprawidłowości.
Kim jest Sygnalista?
Sygnalistą może być każda osoba, która uzyskała informacje o naruszeniu prawa w kontekście swojej pracy. Mogą to być m.in.:
- Pracownicy etatowi
- Osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych
- Przedsiębiorcy
- Wolontariusze i stażyści
Jeśli którakolwiek z tych osób zgłasza nieprawidłowości, takich jak korupcja, pranie pieniędzy, naruszenia ochrony środowiska, nieprawidłowości związane z RODO czy zagrożenia dla zdrowia publicznego, prawo gwarantuje im pełną ochronę.
Kogo chroni Ustawa?
Ustawa zapewnia, że sygnaliści nie będą narażeni na działania odwetowe. Oznacza to, że pracownik, który zgłosi naruszenie prawa, nie może zostać zwolniony z pracy, zdegradowany, ani też poddany mobbingowi czy tez pomięty w awansie lub premii. Celem tych przepisów jest m.in. budowanie kultury przejrzystości i odpowiedzialności w miejscu pracy.
Obowiązki Pracodawców
Dla pracodawców wdrożenie ustawy o sygnalistach wiąże się z kilkoma obowiązkami. Najważniejszym z nich jest stworzenie procedur zgłaszania naruszeń. Oto, jak to zrobić krok po kroku:
Ustanowienie Procedur Zgłoszeń Wewnętrznych
Każda firma musi stworzyć wewnętrzne kanały, które umożliwią sygnalistom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób bezpieczny i poufny. Mogą to być:
- Skrzynki mailowe
- Numery telefonów
- Platformy online
Formalną Procedurę zgłoszeń wewnętrznych muszą opracować i zdrożyć te podmioty, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50 osób.
Zapewnienie Poufności i Bezpieczeństwa Danych
Procedury muszą zapewniać pełną poufność. To znaczy, że tożsamość sygnalisty nie może zostać ujawniona bez jego zgody, a dane związane ze zgłoszeniami muszą być odpowiednio chronione. Ważne jest, aby przed pierwszym przyjęciem zgłoszenia każda organizacja musi dokonać ocenę ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane będą przetwarzane w procesie zgłoszeń.
Szkolenie Pracowników
Kluczowym elementem wdrożenia ustawy jest edukacja pracowników. Muszą oni być świadomi, jak działa system zgłoszeń, jakie mają prawa jako sygnaliści oraz jakie obowiązki spoczywają na nich jako członkach zespołu. Pracownicy muszą także wiedzieć czego nie powinni zgłaszać i co im grozi za fałszywe i bezpodstawne zgłoszenia naruszeń.
Monitorowanie i Ocena
Po wdrożeniu procedur ważne jest ich regularne monitorowanie. Firmy muszą oceniać, jak skutecznie działają kanały zgłoszeń, a także podejmować odpowiednie działania naprawcze w przypadku zgłoszeń.
Zabezpieczenie Przed Odwetem
Organizacje / przedsiębiorcy / urzędy – muszą stworzyć politykę, która wyraźnie zakazuje jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalistów. W przypadku naruszenia tych zasad, sygnaliści powinni mieć możliwość dochodzenia swoich roszczeń.
Przygotowanie do Wdrożenia
Z perspektywy pracodawców kluczowe jest, aby proces wdrożenia nowych przepisów przebiegał sprawnie i bezproblemowo. Oto kilka praktycznych wskazówek:
- Zacznij od przeglądu obowiązujących procedur: Sprawdź, czy obecne procedury umożliwiają zgłaszanie naruszeń w sposób poufny i bezpieczny.
- Zaangażuj prawnika lub specjalistę ds. compliance: Warto skonsultować się z ekspertem, aby upewnić się, że wszystkie kroki są zgodne z ustawą.
- Informuj pracowników na bieżąco: Regularne komunikaty i szkolenia pomogą budować kulturę przejrzystości w firmie.
Podsumowanie
Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale także szansa na budowanie zaufania w organizacji. Firmy, które dbają o zgodność z przepisami, jednocześnie tworzą środowisko, w którym pracownicy czują się bezpiecznie i mają odwagę zgłaszać nieprawidłowości.
Szkolenie – ochrona sygnalistów
Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia przy wdrażaniu nowych procedur, możesz skorzystać z pomocy specjalistów. Polecamy:
Sygnaliści – szkolenie online (3h) + materiały
Gotowa procedura zgłoszeń naruszeń prawa
Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych